Ein durchschnittlicher deutscher Vermögensverwalter beschäftigt nach Zahlen des Instituts für Vermögensverwaltung der TH Aschaffenburg gerade einmal 10,7 Mitarbeiter. Damit zählen die meisten Vermögensverwalter zu den kleinen und mittleren Unternehmen, viele haben noch deutlich weniger Beschäftigte. Und doch müssen seit Juli 2023 auch diese wenigen Mitarbeiter die Möglichkeit haben, intern als Whistleblower anonym Rechtsverstöße melden zu können. Selbst dann, wenn operativ im Unternehmen nur zwei oder drei Mitarbeiter tätig sind. Das führt bei vielen Vermögensverwaltern zu kuriosen Situationen, denen aber vorgebeugt werden sollte.
Doch ein Schritt zurück: Hinter diesen Situationen steht der unionsgesetzgeberische Zweck zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Dieser soll Rechtsverstöße aufdecken, insbesondere in den politisch wichtigen Bereichen Umwelt, Finanzen und Sicherheit. Deswegen gelten auch besonders strenge Regeln für Wertpapierinstitute und Kapitalverwaltungsgesellschaften. Dort müssen alle Unternehmen eine Meldestelle einrichten – unabhängig von der Zahl der Mitarbeiter. Hat also ein Wertpapierinstitut nur die schon angesprochenen zwei oder drei Mitarbeiter, braucht es trotzdem eine Meldestelle. Anders sieht es für kleine und mittlere Unternehmen aus anderen Branchen aus. Sie müssen eine Meldestelle nur einrichten, wenn sie mindestens 50 Arbeitnehmer beschäftigen.
Whistleblower anerkannt
Auch wenn sich im Vermittlungsausschuss von Bundestag und Bundesrat bis zur Verabschiedung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) verständigt werden musste, bis diese Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1937 einen Monat nach Verkündung am 2. Juli 2023 in Kraft treten konnte: Der Whistleblower ist nunmehr als wichtige Informationsquelle gesetzlich anerkannt. Losgelöst von den jeweiligen Motiven werden Hinweisgeber unter anderem durch das Verbot von Repressalien jeglicher Art geschützt.
In der Praxis kristallisieren sich mehrere Lösungen für den zusätzlichen Aufwand heraus. Gerade die unter der ständig steigenden Bürokratisierung besonders leidenden Vermögensverwalter könnten auf die nahe liegende Idee kommen, den gesetzlichen Anforderungen zur Umsetzung des HinSchG mit minimalem internem Schulungsaufwand von eigenen Mitarbeitern und der Bereitstellung einer technischen Lösung als Meldekanal nachzukommen, um sich ein compliance-freundliches Image zu geben. Ein verantwortungsbewusstes unternehmerisches Handeln im Zusammenhang mit Rechtsverstößen erfordert aber weit mehr.
Das kann funktionieren. Am Markt sind zahlreiche gewerbliche Anbieter tätig, die dafür eine smarte technische Lösung bieten. Außerdem bieten sie an, auch gleich die interne Meldestelle zu übernehmen. Hierbei ist aber auch Vorsicht geboten. Wie in vielen anderen Fällen werden absehbar nicht ausgebildete eigene Mitarbeiter oder eben die falschen als Meldestelle eingesetzt, um großen Schulungs- und IT-Aufwand zu umgehen. Ebenso sind auch gewerbliche, nicht juristisch vorgebildete Anbieter nicht immer als Ombudsperson für Vermögensverwalter geeignet oder sogar kontraproduktiv.
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Eine dritte Lösung für zumindest etwas größere Vermögensverwalter ist, Vertrauensanwälte als ausgelagerte, aber interne Whistleblowing-Stelle zu benennen. Diese Möglichkeit bietet im Zusammenhang mit grundsätzlichen Compliance-Vorgaben dem Unternehmer im Fall von aufgedeckten Regelverstößen bereits gute Argumente gegenüber den Straf- und Ordnungsbehörden, dass er sich seiner Aufsichtspflicht bewusst ist und Regelverstößen unternehmensintern konsequent begegnen will.