Fünfter Kernbereich ist die Administration. Dabei gilt: je komplexer die Vermögensanlagen, desto größer ihre Bedeutung. Denn aus unzureichender Administration folgt mangelhafte Transparenz. Dies wiederum erschwert fundierte Entscheidungen und lässt das Risiko bestandsgefährdender Vermögensverluste ansteigen. Der Zugriff auf alle maßgeblichen Berichte und Dokumente des Vermögens muss daher unabhängig von Ort und Zeit sichergestellt sein.
Sechster und letzter Kernbereich ist das Interne Kontrollsystem, kurz IKS. Es umfasst Maßnahmen, die bestandsgefährdende Risiken mindern sollen. Im Vordergrund stehen die Trennung unvereinbarer Funktionen, ein verlässliches Berichtswesen sowie die laufende Überprüfung der eingerichteten Kontrollen auf ihre Funktionstüchtigkeit.
Ausgehend von diesen sechs Kernbereichen werden folgende Komponenten für ein effizientes, in sich geschlossenes Familien-Informationssystem (FIS) miteinander verknüpft: Für die nötige Transparenz erfasst das Reporting-System eines Family Office das gesamte angelegte Vermögen und bezieht es sowohl in eine isolierte als auch konsolidierte Betrachtung der Bestände, der Performance und des Risikogehalts ein. Family Offices setzen dabei idealerweise Reporting- und Analysesysteme ein, die digitalen Zugriff und Adhoc-Berichterstattung erlauben sowie fortlaufend den neuesten Stand der Technik abbilden.
Die Kontrolle der ordnungsgemäßen Umsetzung der Anlagestrategie betrifft insbesondere die Prüfung der Anlagerichtlinien. Dazu überwachen Mitarbeiter des Family Office fortlaufend die vereinbarten Anlagegrenzen. Zur Kontrolle der Kosten gleichen sie zudem die Verwaltungskosten mit den Regelungen im Verwaltervertrag ab. Werden diese überschritten, informiert das Family Office sowohl die Familie selbst als auch den Vermögensverwalter.
Die Analyse des Vermögens umfasst in erster Linie die Performance- und die Risikomessung. Erstere ermittelt Performance-Daten aller Bestandteile des Vermögens und stellt diesen geeignete Vergleichswerte und Marktvergleiche gegenüber. Die Risikoanalyse beschränkt sich auf das Wesentliche wie Ausfall-Quoten, Zinsänderung oder Kennzahlen wie der Value at Risk, mit dem Ziel, Schwachstellen zu identifizieren und diese wenn möglich zu beseitigen. Ein Compliance-Managementsystem (CMS) stellt sicher, dass rechtliche und steuerliche Vorgaben eingehalten werden. Nach einem Hinweis des Bundesfinanzministeriums, wonach sogenannte Tax-CMS Steuerrisiken mindern können, haben sich diese Systeme weitestgehend etabliert.
Um sie einzusetzen, werden ausgehend von den individuellen Gegebenheiten der jeweiligen Familie zunächst individuelle Steuer- und Rechtsrahmen erstellt und typische Problembereiche identifiziert. Danach entwickelt man Verfahren, Arbeitshilfen und Checklisten, die zur Einhaltung des Compliance-Rahmens ebenso in die Organisation eingebunden werden wie die Unterstützung durch Rechtsanwälte und Steuerberater. Im Rahmen des Dokumente-Managements verwaltet das Family Office alle bedeutsamen Informationen und stellt diese in digitaler Form zur Verfügung.