Zum Steuern eines Unternehmens benötigt man Informationen schnell und auf das Wesentliche beschränkt. Ein Management-Informationssystem erfüllt diese Anforderungen, indem es jederzeit und überall Zugriff auf die gewünschten Informationen erlaubt. Dabei bildet ein sogenanntes Dashboard alle relevanten Analysen, Hinweise und Termine im Stil einer Instrumententafel ab, sodass der Unternehmenslenker die Essenz aus Buchführung und Controlling sofort auf einen Blick zu sehen bekommt. Diesen Informationen liegen Daten, Dokumente und Verträge zugrunde, auf die der Entscheider ebenfalls jederzeit digital zugreifen kann.
Was für Unternehmer seit geraumer Zeit selbstverständlich ist, gewinnt zu Recht auch beim Bewirtschaften von Familienvermögen an Bedeutung, sind doch die Herausforderungen denen eines Unternehmens nicht unähnlich – mit einem gewichtigen Unterschied: Während der Unternehmenslenker zumeist innerhalb eines geschlossenen Systems agiert, verfügt die Familie nicht über eine Organisation mit vordefinierten Funktionen wie Produktion, Absatz, Finanzierung oder Rechnungswesen.
Entsprechend müssen die Verantwortlichen zunächst die sechs Kernbereiche beim Bewirtschaften eines Familienvermögens als Funktionen definieren. So ist zuallererst die Anlagestrategie zu entwickeln. Dabei gibt es keinen auf alle Familien zugleich anwendbaren Anlagerahmen. Daher gilt es, ein gemeinsames Verständnis für die erwartete Rendite, die Risikotragfähigkeit und weitere wirtschaftlich, steuerlich oder rechtlich relevante Rahmenbedingungen festzulegen. Ist dies geschehen, wird die Anlagestrategie in Form von Anlagegrundsätzen dokumentiert.
Zweiter Schritt ist die Implementierung, also das konkrete Einrichten der operativen Vermögensverwaltung. Hier sollte man darüber nachdenken, einen professionellen externen Vermögensverwalter zu beauftragen, da dies zum einen am ehesten nachhaltigen Anlageerfolg verspricht. Zum anderen lassen sich auf diese Weise die Vorgaben eines Kontrollsystems leichter einhalten, indem man mögliche Interessenskonflikte von vornherein vermeidet.
Als dritter Schritt folgt die Kontrolle der Vermögensverwaltung. Sie stellt sicher, dass die Risiken der Vermögensanlage benannt und überwacht werden. Zu managen sind operationelle Risiken, also etwa menschliches Fehlverhalten oder Prozessdefizite, sowie Portfoliorisiken beispielweise durch Ausfall-Quoten oder Zinsänderung. Die konkrete Definition der bestandsgefährdenden Risiken und der Umgang mit ihnen sind bereits Gegenstand der Anlagerichtlinien, sodass sich das Kontrollsystem in der Regel schlicht darauf konzentriert, laufend zu überwachen, ob die Anlagerichtlinien eingehalten und geplante Verwaltungskosten nicht überschritten werden.
Vierter zu berücksichtigender Aspekt sind die zahlreichen rechtlichen und steuerlichen Pflichten, die mit der Bewirtschaftung großer Vermögen verbunden sind. Um ihnen nachzukommen, identifiziert ein Compliance-Managementsystem (CMS) alle relevanten Punkte. Ausgehend davon lässt sich ein Kontrollsystem einrichten, das die Rechts- und Steuerrisiken deutlich verringert.