Als Plattform hierfür sollte eine sichere, DSGVO-konforme Datenraumlösung dienen, die den Zugriff zu jeder Zeit, von jedem Ort und über jedes Endgerät gewährleistet. Sie erlaubt zugleich, die Zugriffsrechte einfach und individuell zu verwalten und zu steuern. Beim Bereitstellen von Ressourcen geht es darum, für die Funktionen der Vermögensbewirtschaftung die bestmöglichen Mitarbeiter zu finden. Selten kann die Familie alle Funktionen aus den eigenen Reihen besetzen. Ein Family Office muss daher in der Lage sein, jede Lücke in der Organisation zu füllen. So kann es beispielsweise die Kontrolle und Steuerung der Vermögensverwalter übernehmen oder etwa die Administration und Pflege des Datenraums.
Ohnehin sehen Family Offices in der Familie eine Organisation und sind deshalb bestrebt, ganzheitliche Lösungsansätze zu entwickeln. Daher liegt es nahe, die Komponenten des Familien-Informationssystems miteinander zu verknüpfen und in die laufende Organisation der Familie zu integrieren. Die wesentlichen organisatorischen Aspekte für das Family Office sind im Folgenden zusammengefasst:
Funktionen: Die einzelnen Kernbereiche der Vermögensbewirtschaftung bestehen aus unterschiedlichen Funktionen. Diese Funktionen wiederum ergeben segmentiert ein Bündel an Aufgaben zur Zielerreichung.
Prozesse: Während die Funktionen innerhalb der Organisation ein Bündel an Aufgaben beschreiben, definieren die zu implementierenden Prozesse, wie diese Aufgaben zu erledigen sind, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen.
IT-Landschaft: Um Wirksamkeit und Effizienz der Prozessorganisation zu gewährleisten, sind ein modernes Bestandserfassungs- und Analysesystem, ein Finanzdateninformationssystem und eine sichere Datenraumlösung unerlässlich.
Besetzung: Die Besetzung sämtlicher Funktionen wird durch die jeweils erforderliche Qualifikation und Kapazität bestimmt. Die Organisation kann nur dann einen hohen Wirkungsgrad entfalten, wenn Funktionen, Prozesse, IT-Systeme und personelle Besetzung optimal aufeinander abgestimmt sind.
Schnittstellen: Jede Organisation benötigt Schnittstellen zur Übergabe von Informationen und Daten zwischen den operativen Funktionen. Schnittstellen sind unter Berücksichtigung von Effizienzgesichtspunkten und Sicherheitsaspekten einzurichten.
Unterm Strich haben die praktischen Erfahrungen von Family Offices beim Bewirtschaften komplexer Familienvermögen die Entwicklung hin zu einer ganzheitlichen Lösung wesentlich beeinflusst. Auf diese Weise ist ein Familien-Informationssystem in Form einer Modellorganisation entstanden, die über die Grenzen der Kernbereiche der Vermögensbewirtschaftung hinweg Funktionen, IT-Unterstützung, personelle Qualifikation und Kapazität optimal miteinander verknüpft.
Hat ein Family Office diese Grundstruktur des Familien-Informationssystems erst einmal entwickelt, kann sie mit geringfügigen Anpassungen jede Familie individuell bedienen. Das Ergebnis ist eine Professionalisierung der Bewirtschaftung komplexer Familienvermögen, die sich für gut geführte Unternehmen bereits bewährt hat und künftig auch unter Family Offices mehr und mehr durchsetzen dürfte.
Über den Autor:
Maik Paukstadt leitet das Family Office bei Peters, Schönberger & Partner. Zugleich gehört er zum Gesellschafterkreis der Münchner Wirtschaftskanzlei. Seine Schwerpunkte liegen in der ganzheitlichen Beratung vermögender Privatpersonen und Stiftungen.