Hirnforscher gehen davon aus, dass unser Langzeitgedächtnis unbegrenzt Informationen speichern kann. Der Mensch vergisst, weil er die gewünschte Auskunft unter der Vielzahl von gespeicherten Informationen nicht mehr wiederfindet. Solche Wissenslücken mögen im persönlichen Alltag nur geringfügig Ärger verursachen, im Family-Office-Geschäft können sie das Vermögen des Kunden gefährden.
Beispiel gefällig? Der Vermögensinhaber stirbt, seine Kinder übernehmen. Nun tritt das Finanzamt an die Erben heran und fordert das Offenlegen aller Schenkungen des Vaters an seine Kinder aus den vergangenen zehn Jahren – kurzfristig, lückenlos und inklusive aller Steuernachweise. Auf die Betroffenen wartet nun richtig viel Arbeit, um nachträgliche Steuerbescheide abzuwenden: Im Bestfall steuern und überwachen die Erben ihr Vermögen mittels eines disziplinierten und detaillierten Kontrollsystems.
Derlei Controlling- und Reporting- Dienste gehören zum Brot- und Buttergeschäft der Family-Office-Branche. Damit sie wie im vorliegenden Fall gewinnbringend zum Einsatz kommen, benötigt der Family Officer eine entsprechende Software. Sie versetzt ihn in die Lage, alle Transaktionen des Vaters an seine Kinder abzurufen. Mit einer sauberen Pflege und Kontrolle der Vermögenswerte, dem sogenannten Vermögens-Controlling, lassen sich die konkreten Vorgänge rückwirkend aufklären. Eine leistungsstarke Software gewährt zudem den steuerlichen Durchblick bis hin zu den Buchungsbelegen jeder einzelnen Transaktion. Damit lässt sich nun nachweisen, wann der Vater das Übertragen der Vermögenswerte an seine Kinder beim Finanzamt angezeigt hat.
In weniger dramatischen Fällen unterstützt Software den Family Officer ganz grundsätzlich beim Buchen der Transaktionen des Mandanten. Mithilfe dieser Dienstleistung überprüft der Berater, wie sich dessen Vermögen entwickelt. Zudem kommen die Programme im Berichtswesen zum Einsatz. Die Software ermöglicht, meist auf Grundlage der Vermögensbuchhaltung, das automatische Erstellen von Reporting-Dokumenten. Inhalte sind etwa Performance und Änderungen des Portfolios sowie aktuelle Informationen darüber, wie das Vermögen aufgestellt ist. Damit kann der Family-Office-Berater transparent seine Entscheidungen und Beratungsleistungen aufzeigen, mit denen er das Vermögen des Mandanten steuert.
Die Wahl der passenden Software ist für Family Offices knifflig, wie ein Blick auf das vorhandene Angebot zeigt: Mit knapp einer Handvoll Dienstleister ist der Kandidatenkreis im deutschen Markt sehr überschaubar. Wirklich ernst zu nehmen sind speziell im Segment Family Office lediglich drei Software-Anbieter: PS Plus, Qplix und iComps. Welches Haus mit seinem Produkt am besten passt, hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Unstrittig ist der Wert des Vermögens-Controlling und Reporting auf Beraterseite: „Mit dem Reporting legt der Kunde das Fundament seines Hauses“, sagt Olaf Bley-Steglich, Leiter Investment-Controlling beim Frankfurter Multi Family Office Finvia. Aus seiner Sicht ist das Reporting eines der wichtigsten Instrumente, um ein Vermögen langfristig wachsen zu lassen. Der Stellenwert sei vergleichbar mit dem langfristigen Aufteilen des Anlagevermögens auf unterschiedliche Anlageklassen, der sogenannten strategischen Asset Allocation.