Dennoch spielen das Vermögens-Controlling und Reporting auf Kundenseite nicht immer gleich die wichtige Rolle, die ihnen im Dienstleistungsspektrum eines Family Offices eigentlich zufallen sollte – zumindest in Bezug auf den Einsatz externer Software. Viele Unternehmer erledigen ihre private Vermögensbuchhaltung überwiegend in Excel.
Eine Studie von Qplix und der Beratungsfirma Family Office Consulting aus dem Jahr 2017 zeigt, dass sie daran auch festhalten, wenn sie Kunde eines Family Office werden. Zwei Drittel von 94 befragten Family Offices nutzen deshalb ebenfalls Excel für das Controlling und Reporting der Investments – 36 Prozent sogar ausschließlich. Als weitere Software-Tools folgen mit weitem Abstand: PS Plus (6,4 Prozent), Qplix (4,3 Prozent) und iComps (2,1 Prozent).
An der Studie nahmen elf Multi Family Offices und 83 Single Family Offices teil. Insbesondere letztere durchlaufen im ersten Jahr ihres Bestehens eine steile Lernkurve – zunächst mit einem ausgeprägten Investmentfokus. Ihre Organisationsstruktur wächst, sie benötigen mehr Personal und damit steigt auch der Wunsch nach technischer Hilfe: „Es dauert, bis Unternehmer professionelle Software-Unterstützung in Anspruch nehmen“, so Bley-Steglich. „Wenn sie am Einpflegen von mehr als 20 Private-Equity-Beteiligungen in Excel scheitern, ist meist der Schmerzpunkt erreicht, das Controlling in professionelle Hände zu geben.“
Die Frage, Vermögens-Controlling und Reporting selbst zu entwickeln oder als Dienstleistung einzukaufen, muss jedes Family Office für sich beantworten. Der Stellenwert der beiden Disziplinen ist allerdings abhängig von der Art der Kunden, beobachtet Christian Stadtmüller, Geschäftsführer des Multi Family Office HQ Trust: „Gerade sehr vermögende Kunden, die sogenannten Ultra High Net Individuals, sind wegen ihres unternehmerischen Hintergrunds oft sehr affin, was die eingesetzte Software betrifft.“
HQ Trust selbst nutzt PS Plus zur operativen Steuerung der Mandantenvermögen. Das System des im hessischen Rödermark ansässigen Software-Anbieters sei in der Lage, auch komplexe Familienstrukturen mit verschiedenen Rechtseinheiten und Vermögensinhabern abzubilden. Multi Family Offices müssen Stadtmüller zufolge nicht nur das klassische Thema der Vermögensbuchhaltung bewältigen, sondern gleichzeitig auch die handelsrechtliche und steuerliche Verbuchung der Investments im Blick haben: „Transaktionen sollten idealerweise nur ein einziges Mal verbucht werden. Und die Portfoliomanagement-Software erfasst im Hintergrund automatisch, wie sich diese buchhalterisch, handelsrechtlich und steuerlich auf das Vermögen auswirken.“
HQ Trust hat nicht die Standardversion, sondern eine individuelle Weiterentwicklung des Portfoliomanagement-Systems im Einsatz. „Wir haben von Beginn an zwei Mitarbeiter an Bord, die unsere eigenen Anforderungen und Ideen innerhalb der Software in enger Abstimmung mit PS Plus umsetzen“, so Stadtmüller.
Was einem Multi Family Office wie HQ Trust größtmögliche Flexibilität bietet, fordert den Software-Anbietern auf der anderen Seite einiges ab: Sie müssen mit Standardfunktionen so viele Anwenderfälle wie möglich automatisch aufnehmen und zugleich auf die besonderen Ansprüche der Kunden eingehen. „Wenn es um Individualität geht, ist man abhängig von dem, was vom Anbieter kommt“, sagt Peer Otten, Mitglied der Geschäftsleitung des Auretas Family Trust.
Beim Bau eines Online-Portals für die Mandanten hat sich das Multi Family Office daher ebenfalls für eine Eigenentwicklung entschieden. Im Rahmen des Vermögens-Controllings und -Managements sowie bei der Reporting- Abwicklung wird die iComps-Software genutzt. Auretas greift diese Daten ab und bereitet sie für die Mandanten in einer spezifischen Art und Weise auf.