Aufzeichnungspflichten bei verschiedenen Wertpapierdienstleistungen
Diese Aufzeichnungspflichten können bei jeder Wertpapierdienstleistung erforderlich werden. Für die telefonische Anlagevermittlung und Anlageberatung liegt dies auf der Hand: Die Intensität der Aufzeichnung wird sich unterscheiden. Bei der Anlageberatung wird nach Vorstellung des deutschen Gesetzgebers das gesamte Telefonat aufzuzeichnen sein.
Im beratungsfreien Bereich soll es hingegen möglicherweise ausreichen, die Bestätigung des Geschäftsabschlusses in Form einer Zusammenfassung aufzuzeichnen und den Hinweis mit aufzunehmen, dass die Order ohne Beratung erteil wird.
Ob bei der Vermögensverwaltung eine Aufzeichnungspflicht besteht, hängt von der konkreten Ausgestaltung des Geschäftsmodells ab. Der Vermögensverwalter entscheidet aufgrund der ihm erteilten Vollmacht über die Erteilung von Orders selbst.
Der Vermögensverwaltungskunde hat aber ein Einzelweisungsrecht, was ihm auch durch vertragliche Abreden nicht wirksam abgeschnitten werden kann. Somit kann ein Telefonat mit dem Kunden einen Inhalt haben, der auf eine Ordererteilung hinauslaufen könnte und aufzuzeichnen wäre.
Wenn ein Vermögensverwalter sich so organisiert, dass solche kundenseitigen Einzelweisungen zum Beispiel nur per Fax oder Email, nicht aber telefonisch entgegengenommen werden, und dies de facto auch so stattfindet, dann besteht nach unserer Auffassung kein Anlass, Aufzeichnungen von Kundentelefonaten zu erstellen.
Die Aufzeichnungsinfrastruktur
Die technische Ausrüstung, um Telefonate mitzuschneiden, ist mit erheblichem Aufwand verbunden. Marktteilnehmer, die bisher derartige Investitionen noch nicht getätigt haben, stehen vor der Frage, wie sie sich organisieren können, um möglichst geringen Aufwand betreiben zu müssen.
Für den Bereich der Vermögensverwaltung gilt: Wenn der Vermögensverwalter in aller Konsequenz Gespräche am Telefon vermeidet, die auf Odererteilungen hinauslaufen können, dann braucht er die aufwändigen Anlagen zur Aufzeichnung von Telefonaten nicht vorzuhalten.
Im Bereich der beratungsfreien Geschäfte scheint nach Auffassung des deutschen Gesetzgebers eine Aufzeichnung der Zusammenfassung des Geschäfts auszureichen. Sollte diese Einschätzung im weiteren Gesetzgebungsverfahren aufrechterhalten werden, wäre es möglich, spezielle Ordertelefone einzurichten. Es müsste also nicht jeder Arbeitsplatz eines Vermittlers technisch zum Mitschneiden ausgerüstet sein. Der Vermittler könnte zum Beispiel eine Produktaufklärung am Telefon durchführen und zur Orderentgegennahme an einen Aufzeichnungsplatz verbinden.
Im Rahmen der Anlageberatung wird man nach der Ansicht des deutschen Gesetzgebers um eine komplette Aufzeichnung des Gespräches nicht herumkommen. Hier stellt sich umso mehr die Sinnhaftigkeit des daneben erforderlichen Geeignetheitsberichts.