Herr Sieber, welche Herausforderungen sehen Sie aktuell in der Finanzbranche bei der Erstellung von Dokumenten?
Michael Sieber: Die Finanzbranche ist geprägt von einem hohen Dokumentenvolumen. Täglich entstehen unzählige Kundendokumente, Verträge, Finanzberichte und regulatorische Unterlagen. Das ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig, vor allem bei manuell erstellten Dokumenten oder Vorlagen. Hinzu kommt der wachsende Druck durch Regulierungsanforderungen und die zunehmende Datenkomplexität.
Viele Finanzdienstleister verlieren hier wertvolle Zeit und Ressourcen, die an anderer Stelle produktiver eingesetzt werden könnten.
Wie unterstützt primedocs Unternehmen bei diesen Herausforderungen?
Sieber: primedocs ist eine intelligente Vorlagen-Software, die speziell für dokumentenintensive Branchen wie Finance und Insurance entwickelt wurde. Sie ermöglicht es, Firmendokumente direkt in Microsoft 365 – also in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams – effizient zu erstellen und zu bearbeiten.
Der Schlüssel liegt in der Automatisierung und Standardisierung. Mitarbeitende greifen jederzeit auf aktuelle, zentral verwaltete Vorlagen zu. Häufig genutzte Textbausteine können von zentraler Stelle bereitgestellt werden und lassen sich einfach per Drag & Drop einfügen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch das Risiko von Fehlern.
Was letztlich gerade in der Finanzbranche entscheidend ist.
Sieber: Absolut. Außerdem werden mit primedocs alle Dokumente – ob Verträge, Berichte, Präsentationen oder E-Mails – automatisch im gewünschten Corporate Design erstellt. Das betrifft Logos, Schriftarten, Farben, Diagramme, Bildwelten und viele andere Formatierungseinstellungen. Das händische Nachformatieren entfällt komplett, wodurch nicht nur Zeit gespart wird, sondern auch Fehlerquellen reduziert werden. Unternehmen präsentieren sich dadurch jederzeit professionell und vertrauenswürdig gegenüber Kunden, Partnern und Stakeholdern.
Mit primedocs können Finanzdienstleister also nicht nur produktiver arbeiten, sondern gleichzeitig auch Kosten sparen und ihre Markenkommunikation verbessern.
Welche konkreten Vorteile bietet primedocs Finanzdienstleistern?
Sieber: Der größte Vorteil liegt in der Kombination aus Effizienz, Branding-Konsistenz und Compliance. Mit primedocs sparen Finanzdienstleister signifikant Zeit bei der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten. Das ist möglich, weil die Software Prozesse automatisiert und manuelle Anpassungen überflüssig macht.
Ein weiterer Punkt ist die Fehlerreduktion. Durch vorab geprüfte, freigegebene und zentral verwaltete Vorlagen werden Fehlerquellen minimiert und sichergestellt, dass nur auf aktuelle Vorlagen zugegriffen werden kann. Damit hilft primedocs dabei, dass regulatorische Anforderungen eingehalten werden. Das ist besonders wichtig für Finanzberichte, Audit-Dokumente oder Verträge, bei denen Präzision und Compliance oberste Priorität haben.
Und nicht zuletzt entlastet primedocs die IT-Abteilungen: Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche in Microsoft 365 können Mitarbeitende Vorlagen intuitiv nutzen und – sofern sie die Berechtigung dazu haben – anpassen, ohne dass zusätzlicher IT-Support notwendig ist.
Welchen Mehrwert bietet primedocs langfristig für Finanzdienstleister?
Sieber: Finanzdienstleister profitieren in mehrfacher Hinsicht. Zum einen ermöglicht primedocs erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse, weil Dokumente schneller und effizienter erstellt werden können. Zum anderen reduziert die Software Fehlerquellen und stellt die Einhaltung von Compliance- und Corporate-Design-Vorgaben sicher.
primedocs stärkt den professionellen Markenauftritt. Finanzdienstleister arbeiten oft mit sensiblen und vertrauensbasierten Inhalten. Ein einheitliches, hochwertiges und Corporate-Design-konformes Erscheinungsbild für Finanzberichte, Policen, Verträge oder Präsentationen schafft Vertrauen bei Kunden und Partnern.
Unser Modul für Outlook stellt sicher, dass Mitarbeitende vom ersten Tag an eine korrekte E-Mail-Signatur gemäß Corporate-Design-Vorgaben haben, ohne dass sie dies manuell erstellen müssten.
So können sich Unternehmen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und bleiben in einem dynamischen Umfeld weiterhin wettbewerbsfähig.
Was ist Ihre persönliche Highlight-Funktion von primedocs?
Sieber: Unser Banner-Modul ermöglicht es, dass E-Mail-Banner durch eine zentrale Stelle ausgewählten Mitarbeiter-Gruppen in ihrer E-Mail-Signatur für eine bestimmte Zeit angehängt werden – auch hier müssen sich die betreffenden Mitarbeiter um nichts kümmern. Nach Ablauf der gewünschten Laufzeit wird das Banner automatisch wieder entfernt. So können unsere Kunden den täglichen E-Mail-Verkehr auch als gezielten Marketing-Kanal nutzen.
Über primedocs
primedocs ist eine führende Vorlagen-Software für die Finanz- und Versicherungsbranche im DACH-Raum. Durch Automatisierung und zentralisierte Vorlagenverwaltung ermöglicht primedocs die schnelle, präzise und professionelle Erstellung von Finanzdokumenten direkt in Microsoft 365.
Weitere Informationen und praxisnahe Beispiele finden Sie unter: www.primedocs.io