Nachdem sich eine Bank, Sparkasse, ein Vermögensverwalter oder ein Family Office entschieden hat, die Dienstleistung der Testamentsvollstreckung anzubieten, ist intern zunächst zu klären, in welchem Bereich die eigentliche Testamentsvollstreckung angesiedelt werden soll. Je nach Größe des Hauses muss zudem geklärt werden, ob die Testamentsvollstreckung zentral oder dezentral organisiert wird.

Ersteres etwa in der Rechtsabteilung oder einer eigens für die Testamentsvollstreckung geschaffenen Abteilung, Letzteres beispielsweise durch Estate Planner oder andere speziell ausgebildete Berater vor Ort.

Vorteile einer zentralen Einheit wären unter anderem:

• Bündelung von Know-how bei wenigen Mitarbeitern. Dadurch sollte ein höherer Qualifizierungsgrad möglich sein.
• Größere Routine durch höhere Fallzahl
• Größere Unabhängigkeit vom Vertrieb

Vorteile dezentraler Spezialisten wären vor allem:

• Vermeidung hoher Anlaufkosten bei anfänglich geringer Auslastung
• Größere Nähe zum Kunden
• Stärkere Prozessorientierung und dadurch weniger Verlust an Fallwissen

Da das Estate Planning in den meisten Häusern im Private Banking oder Wealth Management angesiedelt ist, ist es aufgrund der Nähe und Abhängigkeit zum Estate Planning empfehlenswert, die Testamentsvollstreckung ebenfalls dort anzusiedeln. Beide Einheiten müssen jedoch nicht zwingend in der gleichen Gruppe und durch die gleichen Mitarbeiter erfolgen. Während die Beratungen im Rahmen des klassischen Estate Planning als Marktaufgabe zu sehen ist, handelt es sich bei der Durchführung der Testamentsvollstreckung eher um eine Aufgabe der Marktfolge.

Aufgrund dessen empfiehlt es sich in größeren Häusern mit voraussichtlich kontinuierlichem Aufkommen von Testamentsvollstreckungen, für die Durchführung der Testamentsvollstreckung eine eigene Gruppe zu installieren. auch die Durchführung übernehmen. In kleineren Häusern kann es sinnvoll sein, dass die Estate Planner neben der Beratung des Kunden und der Akquise der Testamentsvollstreckung auch die Durchführung übernehmen.

Es muss jedoch immer sichergestellt sein, dass die zuständigen Mitarbeiter im Falle des Todes ihres Kunden sofort verfügbar sind und sich unmittelbar mit ganzer Kraft der Durchführung der Testamentsvollstreckung widmen können. In allen Fällen ist die Einbindung externer Partner wie Rechtsanwälte und Steuerberater zwingend.

Daneben sollte man auch auf bestehende interne Ressourcen, zum Beispiel in der Rechtsabteilung oder der Steuerabteilung, zurückgreifen. Gerade in der heutigen Zeit ist auch das Thema Compliance von hoher Bedeutung. Diesbezüglich müssen unter anderem folgende Aspekte geregelt werden:

• Institutsinterne Interessenkonflikte zwischen Vertrieb und Abteilung für Testamentsvollstreckung. Das betrifft unter anderem die Konditionen für Bankdienstleistungen. Es besteht das Risiko, dass der Testamentsvollstrecker als verlängerte Werkbank des Vertriebs angesehen wird
• Konzentration der liquiden Nachlasswerte im eigenen Haus
• Beauftragung von Konzernunternehmen als Hilfspersonen (etwa Immobilienmakler)
• Vier-Augen-Prinzip bei Nachlasskonsolidierung wie der Sicherung des Hausstands
• Dürfen Mitarbeiter persönlich als Testamentsvollstrecker tätig werden?

Die Festlegung der Preisgestaltung und die dazugehörige Kalkulation sind von zentraler Bedeutung. Sofern das Haus als Testamentsvollstrecker beauftragt wird, ergeben sich daraus in der Regel zweierlei Einnahmen. Zum einen die Vergütung für die Testamentsvollstreckung selbst und zum anderen die Entgelte für die Verwaltung des Vermögens und weiterer Bankdienstleistungen.

Da der Testamentsvollstrecker laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) „angemessen“ zu vergüten ist (Paragraf 2221BGB), ist eine Konkretisierung des Begriffs nötig. Das Institut muss also festlegen, zu welchen Konditionen es die Dienstleistung der Testamentsvollstreckung anbietet. Üblich ist der Rückgriff auf eine Gebührenordnung in Form einer Tabelle wieder „Neuen Rheinischen Tabelle“ (siehe Tabellen), die sich am Bruttonachlasswert orientiert. Dabei muss das Haus sich jedoch nicht zwingend an einer bereits existierenden Tabelle orientieren, sondern kann auch, wie die Deutsche Bank, eine eigene Gebührenordnung entwerfen. Denkbar wäre ebenso ein Zeithonorar in Form von Stundensätzen.