Wie bei Vielem im gemeinnützigen Bereich kann man sich bei der Verwaltungskostenquote nur an gewissen Faustformeln orientieren – und die sind zum Teil denkbar vage. Für eine konkrete Aussage muss jeder Einzelfall genauer betrachtet und im Ernstfall auch mit der Verwaltung diskutiert werden.
Anders als im häufigen Verständnis der Finanzwelt ist für die Ermittlung der Quote die Performance des Jahres nicht die relevante Kennzahl. Maßgeblich bei der behördlichen Berechnung ist das Verhältnis der Verwaltungskosten zu den ausschüttungsfähigen Erträgen, also Mittel, die eine Stiftung ausgeben kann und darf.
Dass hierzu nicht die Wertsteigerung des Depots gehören kann, sondern zum Beispiel Dividenden, Zinsen oder Mieten, versteht sich von selbst. Realisierte Kursgewinne dürfen Stiftungen nur unter zwei Voraussetzungen ausschütten. Einmal dürfen die saldierten Kursgewinne und -verluste der Stiftung – Stichwort Umschichtungsrücklage – nicht negativ sein.
Außerdem muss eine entsprechende Regelung der Stiftungssatzung dieses überhaupt gestatten. Sonst hätte die Stiftung verbotenerweise Stiftungsvermögen fehlverwendet. Insofern kann je nach Zustandekommen ein und die gleiche Rendite für eine Stiftung mit Blick auf die Verwaltungskostenquote verheerende Folgen haben.
Moderator zwischen den Behörden
Nach diesem Bruttoprinzip berechnen die meisten Stiftungsaufsichtsbehörden die Verwaltungskostenquote. Im Unterschied zu den Aufsichtsbehörden rechnen die für die Stiftungen zuständigen Körperschaftsteuer-Finanzämter in der Mehrzahl nach dem Nettoprinzip. Dabei werden die Kosten der Vermögensverwaltung mit ihren Erträgen saldiert. Nur der Überschuss fließt dann in die Berechnung ein und wird mit den übrigen Verwaltungskosten verglichen.
Needless to say, dass man als Stiftung schnell zwischen den Stühlen sitzt und es mitunter einer gewissen Diplomatie bedarf. Die Beurteilung einer Stiftung erfolgt nämlich nicht etwa abgestimmt zwischen den Behörden. Im Gegenteil liegt es dann an dem Stiftungsvorstand oder -verwalter die unterschiedlichen Anliegen der Verwaltung zu moderieren.
Mit einer richtigen Zuordnung von Kosten bereits in der Rechnungslegung bereits im Vorfeld erspart man sich manche Diskussion.
Konkret stellt sich zunächst die Frage, welche Ausgaben der Stiftung überhaupt zu den Verwaltungskosten zählen. Der Definition nach sind diese Positionen, die ausschließlich der Selbstverwaltung der Stiftung dienen. Allerdings gehören Kosten nicht zu dem Verwaltungskostenanteil, wenn sie sich unmittelbar einem Projekt zuordnen lassen und somit in die Zweckverwirklichung fließen. Dies sollte bereits in der Rechnungslegung berücksichtigt werden.
Ein Beispiel: Widmen etwa Mitarbeiter der Stiftung einen bestimmten Teil ihrer Arbeitszeit der Umsetzung von Projekten, so empfiehlt es sich, die Personalkosten entsprechend aufzusplitten. Insofern sollten Kosten wie
- Aufwandsentschädigungen für Gremienmitglieder oder andere Personalkosten,
- Bank- und Vermögensverwaltungsgebühren,
- Kosten für Marketing und PR,
- Gebühren für Rechnungslegung und Prüfung,
- Büromieten, und
- Anwalts- oder andere Beraterhonorare
auf eine richtige Zuordnung hinterfragt werden.