Trennung der Funktionen
Noch bevor die konkreten Inhalte des Kontroll- und Reporting-Systems bestimmt werden, muss die Positionierung innerhalb der Organisation definiert werden, um etwaige operationelle Risiken, die sich aus der Aufbau- und Ablauforganisation ergeben, zu minimieren.
Die Grundregel für jedes wirksame Kontrollsystem lässt sich in einem Wort zusammenfassen: Funktionentrennung. Demgemäß sind grundsätzlich alle sogenannten unvereinbaren Funktionen im Zusammenhang mit der Vermögensanlage organisatorisch voneinander zu trennen. Gerade bei kleineren und mittleren Stiftungen wird aufgrund der geringen Anzahl von Mitarbeitern eine personelle Funktionentrennung nicht immer durchgängig möglich sein.
Dann sollte die Wirksamkeit des Risikomanagements durch flankierende Maßnahmen wie beispielsweise eine Transparenz durch aussagekräftige Dokumentation/Reporting, Vier-Augen-Prinzip und/oder externe Risikokontrolle sichergestellt werden. Es ist wichtig, mögliche Schwachstellen wie Interessenkonflikte zu identifizieren, diese transparent zu machen und durch angemessene Maßnahmen zu schließen.
Wenn auch eine Vielzahl von Stiftungen nicht über die personellen Ressourcen verfügt, ein effektives Risikocontrolling intern zu besetzen, so ist doch die Überwachung des Kapitalanlageprozesses zu maßgeblich für den langfristigen Erfolg der Vermögensanlage, als das auf eine Risikokontrolleinheit verzichtet werden könnte. In diesen Fällen ist zu empfehlen, einen unabhängigen externen Dienstleister einzuschalten.
Dass dieser nicht bereits mit der Verwaltung des Vermögens beauftragt sein darf, um keinen Interessenkonflikten ausgesetzt zu sein, sollte auf der Hand liegen. Die Praxis jedoch sieht häufig anders aus. Nicht selten obliegt die Kontrolle der Vermögensentwicklung dem beauftragten Vermögensverwalter. Ist der Dienstleister hingegen unabhängig, weil er nicht bereits als Vermögensverwalter beauftragt ist, kann er den Stiftungsorganen auch als fachlich versierter Sparringspartner in allen strategischen Fragen der Vermögensanlage von großem Nutzen sein.
Effektives Reporting-System in der Praxis
Das für eine effektive Kontrolle verwendete Reporting-System muss in der Lage sein, alle entscheidungserheblichen Informationen zur Vermögensverwaltung der Stiftung in kompakter Form leicht verständlich zu jedem beliebigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen. Damit dies gewährleistet ist, müssen zumindest die folgenden Kriterien erfüllt sein
- Standardisierung:
Sämtliche Vermögensanlagen des Stiftungsportfolios, das sich im Zweifel aus mehreren Depots von Banken und Vermögensverwaltern zusammensetzt, sind einheitlich ihrem Risikogehalt entsprechend übergeordneten Analysemengen (Anlageformen, Währungen, Regionen und andere) zuzuordnen. Die Übernahme der Angaben zur Klassifizierung der Wertpapiere des Vermögensverwalters führt mitunter zu unzureichenden Ergebnissen, da Zuordnungen von Vermögensverwalter zu Vermögensverwalter unterschiedlich sind.
Die übergreifende, standardmäßige Zuordnung erfolgt bereits im Zuge der Transaktionserfassung. So wird jedes neu anzulegende Wertpapier mit Kauf den jeweils relevanten Wertpapierkategorien zugeordnet. Beispiel: Wandelanleihen sind ihrem Risikogehalt entsprechend nicht den Anleihen, sondern einheitlich den Aktien zuzuordnen. Ein auf Euro lautender US-Aktienfonds wird einheitlich der (Risiko-)Währung US-Dollar und der Region USA zugeordnet.
- Gesamtvermögensausweis:
Die Vermögensverwaltung einer Stiftung umfasst das gesamte zur Ertragsgenerierung angelegte Vermögen. So muss das Reporting neben dem liquiden Vermögen auch das nicht liquide Vermögen (Sachwertanlagen) adäquat abbilden und in eine Betrachtung über die gesamten angelegten Bestände, der Performance und der verwendbaren Mittel einbeziehen.
In diesem Zusammenhang bieten sich unter Umständen Zusatzauswertungen für Immobilieninvestitionen wie Mietenentwicklung, Abschreibungen oder Finanzierungen und Beteiligungen (Einzahlungsverpflichtung, erfolgte Kapitalabrufe und andere) an.
- Konsolidierung:
Die standardisierte Erfassung und Zuordnung der Vermögensanlagen über alle Vermögensverwalter der Stiftung hinweg ermöglicht die Konsolidierung der Bestände und Ermittlung der Ergebnisse über das Gesamtvermögen der Stiftung. Die konsolidierten Darstellungen der Allokation über die Anlageklassen Aktien, Renten, Rohstoffe, Alternative Anlagen und Liquidität, Auswertungen zur Währungs- und Regionenallokation sowie zu den Laufzeiten und Bonitäten der Rentenanlagen sind die Grundlage für die Prüfung der Anlagerichtlinien als auch der strategischen Entscheidungsfindung.
- Differenzierung:
Die Bewertung des Anlageergebnisses und der Leistung der beauftragten Vermögensverwalter erfordert eine differenzierte Analyse der Vermögensentwicklung. So muss das Reporting-System insbesondere eine Kontributionsanalyse liefern, mit der Aussage, welche Anlageklassen (und Sub-Anlageklassen) in welcher Höhe zur Gesamt-Performance beigetragen haben.
Der Vergleich der Performance der Vermögensverwalter untereinander erfolgt nicht nur auf Basis des Gesamtergebnisses, sondern insbesondere differenziert auf Asset-Kklassen- und Titelebene. Im Idealfall kann in Form einer einseitigen Übersicht die Performance nach Verwalter und je Asset-Klasse in Form einer Matrix dargestellt werden.