Reporting-Systeme statt Zufall Das heutige Pflichtprogramm für Stiftungsvorstände

Maik Paukstadt von der Kanzlei Peters, Schönberger & Partner: Der Leiter des Family Office über die Vorzüge von Reporting- und Kontrollsystemen für Stiftungen.

Maik Paukstadt von der Kanzlei Peters, Schönberger & Partner: Der Leiter des Family Office über die Vorzüge von Reporting- und Kontrollsystemen für Stiftungen.

Das nun schon einige Jahre andauernde von niedrigen oder gar negativen Zinsen geprägte Kapitalmarktumfeld zwingt Kapitalanleger in immer risikoreichere Anlagen. Wer realen Kapitalerhalt anstrebt, muss für die Vermögensallokation Aktien und andere Anlageklassen berücksichtigen, die nicht mehr als sicher im Sinne einer mündelsicheren Anlage gelten.

Es entstehen risikobehaftete Portfolios, die nicht ohne entsprechende fachliche Expertise aufgebaut und überwacht werden können. Doch wie kann eine Überwachung der Vermögensverwaltung aussehen, welche Mindestbestandteile für ein effektives Reporting-System braucht es, damit ein Stiftungsvorstand seine Kontrollaufgabe nachkommen kann?

In der Pflicht: Der Stiftungsvorstand

Stiftungsorgane, allen voran der Stiftungsvorstand, haben mangels konkretisierender gesetzlicher Vorgaben einen grundsätzlich weiten Ermessensspielraum bei der Vermögensanlage der Stiftung. Die Ausübung dieses Ermessensspielraums setzt lediglich eine informierte Entscheidung voraus. Eine solche basiert auf den Erfordernissen der Stiftung und dem Kapitalmarktumfeld sowie dem Sachverstand des Stiftungsvorstands, der es versteht all die relevanten Informationen rund um die Vermögensanlage angemessen und mit der gebotenen Sorgfalt zum Wohle der Stiftung zu verarbeiten.

Ob der Stiftungsvorstand ordnungsmäßig im Rahmen seines Ermessensspielraums gehandelt hat, ist ex-ante zu beurteilen. Der Stiftungsvorstand tut daher gut daran, die Entscheidungsfindung sorgfältig zu dokumentieren, insbesondere in Form von konkreten Anlagerichtlinien.

Dabei beschränken sich die Aufgaben des Stiftungsvorstands nicht auf die Entwicklung einer Anlagestrategie und die Definition von Anlagerichtlinien. Der Stiftungsvorstand hat vielmehr auch für eine effektive Umsetzung und ordnungsmäßige Kontrolle über die eingerichtete Vermögensverwaltung und die regelmäßige Überprüfung der Anlagestrategie zu sorgen.

Auslagerung der Vermögensverwaltung

Verfügt der Stiftungsvorstand nicht über den erforderlichen Sachverstand im Bereich der Kapitalanlage oder fehlen ihm die erforderlichen zeitlichen Ressourcen, sollte er hinreichende Expertise von dritter Seite zur Entwicklung und Überwachung der Vermögensanlage hinzuziehen. Unterlässt es der Stiftungsvorstand geeigneten Sachverstand hinzuzuziehen, scheiden Finanzprodukte von vornherein zur Anlage aus, deren Funktionsweise der Vorstand nicht zur Gänze versteht. Sollten solche Anlagen Verluste erleiden, könnte dies dem Stiftungsvorstand später zur Last gelegt werden und sein Haftungsrisiko deutlich ansteigen lassen.

Auch wenn der Stiftungsvorstand demnach einzelne Tätigkeitsfelder auslagern darf, die Verantwortung für die Vermögensanlage insgesamt kann nicht auf Dritte abgewälzt werden. Der Stiftungsvorstand bleibt in jedem Fall verantwortlich für die getroffenen Anlageentscheidungen und die effektive Kontrolle der Vermögensverwaltung.

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Kernaufgaben des Kontroll- und Reporting-Systems

Ein wirksames Kontrollsystem stellt sicher, dass die wesentlichen Anlagerisiken der Vermögensanlage identifiziert und überwacht werden, so dass im Idealfall noch vor Eintritt eines unplanmäßigen Risikofalles angemessen gegengesteuert werden kann. Zu managen sind neben den operationellen Risiken die sogenannten Portfoliorisiken, insbesondere Schwankungsrisiken bei Aktien, Ausfallrisiken und Zinsänderungsrisiken bei Rentenanlagen, häufig verknüpft mit Konzentrations- und Kumulationsrisiken, sofern einzelne Anlagen zu pointiert oder Emittenten über mehrere Anlageformen hinweg kumuliert eingesetzt werden.

Die konkrete Definition der potenziell bestandsgefährdenden Risiken und der planmäßige Umgang mit ihnen erfolgt idealerweise bereits im Rahmen der Aufstellung der Anlagerichtlinien und der Vorgaben zur operativen Anlagepolitik, so dass sich das Kontrollsystem dann auf die Überwachung der strategischen Vorgaben konzentrieren darf.

Ein leistungsfähiges Reporting unterstützt die Organisation bei ihren Kontrollaufgaben, dient aber häufig zugleich der Vermögenssteuerung. Das Reporting hat zunächst die Vermögensallokation in allen relevanten (Risiko-)Facetten übersichtlich und leicht verständlich darzustellen. So dürfen beispielsweise Aufstellungen zu Anlageformen, Währungen, Regionen sowie Laufzeiten und Bonitäten im Zusammenhang mit Rentenanlagen nicht fehlen.

Eine Darstellung der Vermögensentwicklung und eine Performance-Analyse machen nicht nur deutlich, welche Anlagen und Anlageklassen das Ergebnis wesentlich beeinflusst haben. Sie zeigen ebenso auf, welche Erträge die Stiftung verwenden darf, weil sie als laufende Erträge zugeflossen sind und welche noch nicht für den Stiftungszweck ausgegeben werden dürfen oder für die Rücklagenbildung relevant sind. Daneben soll das Reporting eine fundierte Bewertung der Vermögensverwalter der Stiftung ermöglichen, und so auch die Grundlage schaffen, für ein konstruktives Gespräch mit den Verwaltern des Vermögens.