Fast vier Wochen Arbeitszeit pro Jahr – so viel verlieren Immobilienmanager durchschnittlich durch Kommunikationsprobleme. Nicht durch komplexe Baugenehmigungsverfahren oder aufwändige Due-Diligence-Prozesse, sondern durch mangelhafte Abstimmung zwischen Käufern, Verkäufern, Maklern und Beratern.
Dieses Ergebnis stammt aus einer aktuellen Erhebung, für die der Datenraum-Anbieter Drooms gemeinsam mit Statista 50 Immobilienexperten und 50 M&A-Manager befragt hat. Es bestätigt, was viele Marktteilnehmer bereits ahnen: Neben Kaufpreis und Finanzierung wird die Qualität der Kommunikation zum entscheidenden Erfolgsfaktor bei Immobilientransaktionen.
Koordination als Haupthindernis
Bei 76 Prozent der befragten Immobilienmanager gilt die Koordination zwischen den Beteiligten als zentrales Hindernis. 89 Prozent geben an, mindestens 30 Stunden pro Transaktion durch Kommunikationsprobleme zu verlieren – durch Missverständnisse zwischen Asset Managern und Property Managern, doppelte Arbeit bei der Dokumentenbeschaffung oder verpasste Fristen bei Gutachten.
Die Hauptursache liegt in der fragmentierten Kommunikationslandschaft: Im Durchschnitt nutzen Teams fünf verschiedene Kanäle – von E-Mail über Telefon bis zu Messenger-Diensten. In diesem Durcheinander können wichtige Informationen wie Mietverträge oder Baugenehmigungen leicht verloren gehen oder verspätet ankommen.
Zeitverlust in angespanntem Marktumfeld
Diese Ineffizienz trifft auf einen Immobilienmarkt, der ohnehin unter Druck steht. Transaktionen ziehen sich zunehmend in die Länge – in Deutschland mittlerweile auf durchschnittlich 405 Tage. Gleichzeitig steigt die Komplexität: Die zu verarbeitenden Datenmengen nahmen zwischen 2023 und 2024 um 20 Prozent zu, getrieben durch ESG-Anforderungen und immer detailliertere technische Dokumentationen.
In diesem Umfeld kann Geschwindigkeit zum Wettbewerbsvorteil werden. Wer bei einer Bieterrunde schneller alle Unterlagen zusammenstellt und präziser kommuniziert, erhöht seine Chancen auf den Zuschlag. Umgekehrt können Verzögerungen durch Kommunikationsprobleme dazu führen, dass attraktive Objekte an schnellere Wettbewerber gehen.
Compliance-Risiken durch Consumer-Messenger
Neben dem Zeitverlust entstehen auch rechtliche Risiken. 19 Prozent der Befragten geben an, sensible Informationen – von Mieterlisten bis zu Kaufpreisverhandlungen – über Consumer-Messenger wie WhatsApp auszutauschen. Dies kann gegen DSGVO-Vorgaben und interne Compliance-Richtlinien verstoßen.
Die Risiken sind real: In den USA verhängte die Finanzaufsicht SEC bereits Strafen in Höhe von 63 Millionen US-Dollar gegen acht Investmentfirmen, weil vertrauliche Geschäftskommunikation über WhatsApp und SMS geführt wurde. Auch wenn die deutsche Rechtslage anders ist und die BaFin bislang zurückhaltender agiert, zeigt das Beispiel die potenziellen Konsequenzen. Gerade bei Immobilientransaktionen, bei denen personenbezogene Daten von Mietern und sensible Objektinformationen im Spiel sind, sollten Unternehmen ihre Kommunikationskanäle überprüfen.
Suche nach Lösungen
Laut der Drooms-Statista-Erhebung sehen 65 Prozent der Befragten zentrale Kommunikations- und Transaktionsplattformen als möglichen Lösungsansatz. Solche Systeme, in denen Unterlagen und Kommunikation gebündelt werden, könnten die Zahl der Kanäle reduzieren, Transparenz schaffen und Prozesse beschleunigen.
Allerdings sind auch hier Fragen offen: Wie lassen sich solche Plattformen in bestehende IT-Landschaften integrieren? Welche Datenschutzstandards müssen erfüllt werden? Und wie vermeidet man neue Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern?
Fest steht: Je komplexer die regulatorischen Anforderungen werden, desto größer wird der Druck, Informationsflüsse besser zu organisieren. Welche Lösungen sich durchsetzen – ob zentrale Plattformen, verbesserte Schnittstellenstandards oder andere Ansätze – wird mitentscheidend dafür sein, wie effizient und sicher Immobilientransaktionen künftig ablaufen.
Über den Autor
Alexandre Grellier ist CEO und Mitgründer von Drooms, einem Anbieter für virtuelle Datenräume aus Frankfurt. Davor war er bei Lehman Brothers der Commerzbank als Anwalt in Frankfurt und London vor allem in den Bereichen Legal & Compliance und Transaktionsmanagement tätig.