Was vor dem Steuer IKS kommt
Das Vermögenscontrolling ist somit eine sehr gute Ausgangsbasis, um alle steuerlichen Daten zu erarbeiten und ein Steuer IKS einzurichten. Leistungsfähige, software-basierte Controlling-Systeme können aus dem gleichen Datenbestand Marktwerte und rechtssichere Steuerwerte erstellen. Darüber hinaus sind sie bei entsprechender individueller Einrichtung in der Lage, als IT-System für das interne steuerliche Kontrollsystem zu fungieren.
Der Aufbau des Systems erfolgt mit einem individuell erstellten (steuerlichen) Kontenrahmen. Zum Zweck der Konsolidierung wird jedes einzelne Familienmitglied und jede verwendete Gesellschaft („legal entity“) jeweils im In- oder Ausland einzeln im System angelegt – also zum Beispiel Personen- und Kapitalgesellschaften, Investmentfonds oder Stiftungen. Das System kann nach diesen Rechtseinheiten, nach Gruppen von Personen und Rechtspersonen sowie nach Anlageklassen zusammenfassen.
Im nächsten Schritt ist es wichtig, für jede Anlageklasse genaue elektronische und/oder physische Informationsflüsse und Schnittstellen zu definieren, die gewährleisten, dass Daten zur Abbildung im Controlling-System vollständig und korrekt zugeliefert werden. Die Informationen eines Wertpapierportfolios können beispielsweise von der verwaltenden Bank elektronisch durch eine Schnittstelle, über Online-Banking-Zugänge oder auch in Schriftform übermittelt werden. Auch für Private Equity oder Immobilien gibt es spezifische Schnittstellen-Möglichkeiten.
Während diese Prozesse definiert werden, ist es sinnvoll, für jede Anlageklasse und jeden Vermögensverwalter auch die steuerlich korrekte Handhabung und Erstellung der steuerlichen Informationen sowie die organisatorische Zuständigkeit und Verantwortung festzulegen – in Abstimmung mit dem steuerlichen Berater. Das Controlling-System muss dabei die innerbetrieblichen Arbeitsabläufe und -prozesse berücksichtigen und abbilden. Außerdem kann es auch entsprechende Kontrollen bestimmen und regelmäßig durchführen.
Fazit
Führen die Verantwortlichen ein Tax Compliance Management im Family Office durch digitalisiertes Vermögenscontrolling ein, können sie folgende Ergebnisse erzielen: Alle wesentlichen Aufgaben eines Family Office, die strategische und taktische Vermögensallokation, der Bereich Steuern und Recht sowie das Vermögenscontrolling, lassen sich organisieren und vernetzen, ihre steuerlichen Konsequenzen für das Vermögen erfassen sowie das Beleg- und Dokumentenwesen integrieren.
Ein so eingerichtetes internes steuerliches Kontrollsystem, basierend auf modernem, digitalem Vermögensreporting, schafft umfassende Transparenz. Es kann Anfragen und Prüfungen durch Behörden kurzfristig beantworten und stellt für die Organe und Vermögenseigentümer eine zuverlässige Systemlandschaft dar. Dabei werden Informationen zu Markt- und Steuerwerten parallel erstellt und bereitgehalten.
So können die verantwortlichen Geschäftsführer im Family Office beziehungsweise die Eigentümer die sorgfältige Erfüllung ihrer Pflichten belegen und eine billigende Inkaufnahme von Fehlern im Sinne bedingten Vorsatzes widerlegen.
Über den Autor:
Franz Angermann ist seit Frühjahr 2017 Managing Partner der Steuerberatungsgesellschaft WTS und leitet dort den Bereich Private Clients & Family Office. Zuvor war er jahrelang für die UBS Deutschland tätig, unter anderem von 2010 bis 2014 für die Betreuung von großen Privatvermögen, Family Offices und Stiftungen in Deutschland zuständig. Anschließend übernahm er die Verantwortung für das Angebot von Direktbeteiligungen, Private Equity und Investmentbank-Lösungen für diese Kundengruppe.