Digitalisierung und Automatisierung Quellensteuer-Rückerstattung: Warum Banken jetzt am Zug sind

Alexander Lerch, Geschäftsführer von Raquest

Alexander Lerch, Geschäftsführer von Raquest: Das Unternehmen hat eine Software zur Quellensteuer-Rückerstattung entwickelt. Foto: Raquest

Das Geschäftsmodell vieler Banken steht infrage. Disruptive Technologien, überbordende Regulatorik, Niedrigzinspolitik, Neobanken und vieles mehr übt Druck auf Finanzinstitute aus. Umso wichtiger, dass Banken das Thema Kundenbindung heute als echte Chance auffassen. Zentraler Bestandteil jeder Kundenbindungsstrategie ist dabei die Bereitstellung von wertstiftenden Serviceleistungen.

Gerade vor dem Hintergrund immer internationaler werdender Wertpapier-Portfolios spielt die Rückerstattung ausländischer Quellensteuern eine wichtige Rolle bei der Optimierung der Renditen. Allerdings ist dieses Unterfangen alles andere als trivial und günstig. Bürokratische, komplexe und zeitintensive manuelle Prozesse machen es vielen Banken bis dato quasi unmöglich, diesen Service vielen Kunden anzubieten. Das ist mehr als ärgerlich, denn der Gang zum (teuren und oft nicht darauf spezialisierten) Steuerberater ist für die Anleger selten eine Alternative. Das Ergebnis: Tausende von Anlegern verlieren jedes Jahr Milliarden an Rückerstattungsansprüchen bei ausländischen Steuerbehörden.

Mehr als 80 einzelne Doppelbesteuerungsabkommen

Das Ausmaß dieser Kapitalvernichtung wird ersichtlich, wenn man sich Folgendes vor Augen führt: Laut einer aktuellen Studie werden allein in der Schweiz jedes Jahr mehr als fünf Milliarden Schweizer Franken an Quellensteuern nicht zurückgefordert und verbleiben bei den Behörden. Deutschland hat mehr als 80 (!) Doppelbesteuerungsabkommen, und trotzdem ist es ernüchternd, wie wenig Anleger von den daraus resultierenden Ansprüchen profitieren.

Banken bieten selten Hilfe, denn sie scheuen schlicht den Arbeitsaufwand und das Prozessrisiko. Und falls Banken das Thema aufgreifen, erfolgt die Antragsstellung in den Fachabteilungen meist manuell und erfordert aufgrund der Komplexität des Prozesses einen großen Ressourceneinsatz – und das bei geringem Ergebnis. Zurückgefordert werden die Quellensteuern aufgrund hoher Prozesskosten zumeist nur als Service für eine Auswahl hoch veranlagter Kunden. Der Prozentsatz der Anleger, für den sich der Aufwand lohnt, ist gering.

Dabei bietet sich längst die Möglichkeit, den Quellensteuerprozess weitestgehend zu automatisieren. Entscheidend dabei sind eine konsequente Betrachtung aller Schritte des Rückforderungsprozesses sowie die digitale Vernetzung der einzelnen Schritte. Von der Datensammlung über die Analyse und Bewertung bis hin zur Antragstellung, dem Matching von Zahlungen und schließlich der Ausbuchung erlaubt die Digitalisierung eine zentrale Informationssteuerung und verlagert damit nahezu jeden Ablauf von der manuellen in die digitale Ausführung.

Kaum Konkurrenz für Banken

Somit stellt sich die Frage, warum viele Banken den Service der Quellensteuerrückforderung noch nicht als lukrative Einnahmequelle für sich entdeckt haben. Schließ sind sie in diesem Feld fast konkurrenzlos, denn außer einigen wenigen sehr kostspieligen Steuerberatern gibt es zum Service in den Banken keine Alternative.

Die Antwort ist simpel: Es fehlt an passenden Technologien und Know -how – und oftmals am Bewusstsein, welch großes Potenzial ein automatisierter Quellensteuerprozess birgt. Schließlich profitieren nicht nur Banken von geringeren Prozesskosten, sondern in erster Linie ihre Anleger, die diesen Kundenservice zu schätzen wüssten.

 

 

Meist werden sowohl die Summe der Ansprüche als auch die Zahl der betroffenen Kunden unterschätzt. Es existiert keine Faustregel, ab welchem Betrag sich die
Rückforderung für einen Anleger lohnt. Mit einem hohen Automatisierungsgrad gewinnen sowohl Kleininvestoren als auch institutionelle Anleger. Dennoch braucht es einen gewissen Mindestbeitrag, da im Prozess auch externe Kosten anfallen. Wenn die Prozesskosten durch Automatisierung aber gesenkt werden, sinken auch diese Mindestbeiträge immens. Früher haben Experten stundenlang an Quellensteuerrückforderungen gesessen, mit der richtigen Software dauert es nur wenige Minuten.

Zu umfangreich sind die Faktoren, die berücksichtigt werden müssen: unterschiedliche Kundentypen mit jeweils nach Land verschiedenen Regularien, dazu kommen diverse Besonderheiten je nach Domizil und Markt. Zudem ändert sich regelmäßig die Regulatorik in den Ländern: neue Formulare und Begleitdokumente, neue Regeln, neue Prozesswege. Zusätzlich gibt es neben der Rückforderung auch noch die Vorabbefreiung von Quellensteuern. Je nach Situation muss abgewogen werden, welches Verfahren durchführbar ist.

Eine Erstattung dauert meist Jahre

Ein Beispiel: In Italien kann es bis zu zehn Jahre dauern, bis Anleger nach einer Rückforderung ihr Geld sehen – mit ein klassisches Land für das Verfahren der Vorabbefreiung. Auch in anderen Investitionsmärkten, wie zum Beispiel den skandinavischen oder einigen asiatischen Ländern, ist eine Vorabbefreiung voll etabliert und ziemlich simpel.

Es ist also wichtig zu wissen, welches Verfahren in welchem Land für welchen Kunden wirtschaftlich gesehen am sinnvollsten ist und durch die Lagerstelle der depotführenden Bank unterstützt wird. Für Finanzinstitute hat es daher ökonomisch nur Sinn, Dienstleistungen wie die Quellensteuerabwicklung über eine automatisierte Lösung anzubieten. Je weiter sie skaliert wird, desto mehr Kunden kann dieser Service angeboten werden.

Während Banken also selbst noch mit der Automatisierung des Themas kämpfen, schreitet diese in einigen Steuerbehörden voran. Die Schweizer Steuerbehörde etwa hat eine Schnittstelle eingeführt, die theoretisch eine durchgängige Digitalisierung zulässt. Das Problem für deutsche Investoren: Als Teil des Prozesses benötigt der Antragssteller eine Wohnsitzbestätigung vom deutschen Finanzamt, wenn er hier ansässig ist. Da die deutsche Steuerbehörde dafür aber noch keine digitale Möglichkeit bereitstellt, gibt es einen Bruch im Prozess. Und genau hier liegt die Krux: Eine digitale Behörde ist gut – aber wenn nicht die gesamte Prozesskette digitalisiert ist, verursacht das unnötigen Aufwand.

Banken brauchen deshalb ein System, das diese Prozessbrüche schließt, sie
nachvollziehbar macht und den Automatisierungsgrad steigert. Das primäre Ziel von Finanzinstituten sollte es daher sein, den Kundennutzen in den Vordergrund zu stellen und hierfür auf moderne Technologien zu setzen, denn Milliarden von Euro können zurückgeholt werden. Die Banken sind am Zug.

Über den Autor:

Alexander Lerch ist Geschäftsführer von Raquest und hat mit der  gleichnamigen Software ein Tool zur Digitalisierung von Quellensteuerprozessen entwickelt. Zum Kundenkreis des Fintechs zählen Finanzinstitute wie die Commerzbank, Liechtensteinische Landesbank, Berenberg, Landesbank Baden-Württemberg sowie große internationale Transaktionsbanken.