Stiftungen sind nur handlungsfähig, solange ihre Vorstände es sind. Besteht der Vorstand aus mehreren Personen, kann das Auswirkungen auf die Handlungsfähigkeit haben. Gremienentscheidungen sind naturgemäß schon nicht einfach. Und wenn auch noch die Zusammenkunft von Personen erschwert wird, wie gegenwärtig unter Covid-19, stellen sich wichtige Fragen:
- Was bedeutet es, wenn der Stiftungsvorstand nicht zu einer Sitzung zusammenkommen kann?
- Was passiert, wenn die Stiftungssatzung keine Regelung zur Entscheidung ohne Sitzung enthält?
- Welche Covid-19-Erleichterugen gelten für Stiftungen?
- Was bedeutet es, wenn Vorstandsämter auslaufen und nicht nachbesetzt werden können?
Antworten – insbesondere zu den gegenwärtigen Covid-19-Erleichterungen und deren Verlängerung bis 31. Dezember 2021 – nachfolgend:
1. Was bedeutet es, wenn der Vorstand nicht zu einer Sitzung zusammenkommen kann?
In einer guten Stiftungssatzung ist für diesen Fall vorgesorgt, indem auch Entscheidungen durch Beschluss außerhalb von Sitzungen ermöglicht werden (zum Beispiel als sogenannte Umlaufverfahren). Traditionell zweckmäßig ist zum Beispiel die Schriftform, die durch Brief oder Telefax gewahrt werden kann. Zeitgemäßer ist die Textform zum Beispiel durch E-Mail. Modern sind elektronisch-digitale Zusammenkünfte und virtuell über Bildschirme und in Telefonkonferenzen.
Die Satzung kann für diese Verfahren besondere Voraussetzungen vorsehen, muss es aber nicht. Die Verfahren können auch als gleichberechtigte Alternativen unter denselben Voraussetzungen wie eine Präsenzsitzung zugelassen sein. Ihre Anwendung kann auch der Entscheidung zum Beispiel eines Vorstandsvorsitzenden unterstellt werden.
Die Einzelheiten ergeben sich aus der Satzung, die unbedingt geprüft und korrekt angewendet werden sollte.
2. Was passiert, wenn die Stiftungssatzung keine Regelung zur Entscheidung ohne Sitzung enthält?
Fehlen vorgenannte Regelungen in der Satzung, kann vielleicht das gute alte Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) von 1900 helfen. Denn das Stiftungsrecht verweist mit Paragraph 86 BGB grundsätzlich auf das Vereinsrecht und dort ist ein Vorstandsbeschluss auch ohne Versammlung gültig, wenn alle Mitglieder schriftlich dieser Verfahrensart zustimmen (Paragraph 28, 32 BGB).
Damit sind also Entscheidungen durch Beschluss auch ohne Versammlung möglich, dann auch durch anschließende virtuelle Zusammenkunft oder in Telefonkonferenzen, wenn alle Vorstandsmitglieder – ohne Gegenstimme oder Enthaltung – der Verfahrensart schriftlich zustimmen. Für die Entscheidung in der Sache bleibt es bei den regulären Mehrheitserfordernissen insbesondere solchen aus der Satzung. Die Schriftform für die vorherige Zustimmung kann nicht nur durch eigenhändige Namensunterschrift gewahrt werden, sondern auch durch qualifizierte elektronischen Signatur (Paragraph 126a BGB), was bei entsprechender technischer Ausstattung auch sehr schnelles Handeln ermöglichen kann.
Weiterhin gelten gegenwärtig und bis 31. Dezember 2021 Covid-19-Erleichterungen für Beschlussfassungen außerhalb Versammlungen.