Falls das Family Office – wie häufig – nicht eigene Rechtsanwälte oder Steuerberater beschäftigt, nimmt der Family Officer auch bei rechtlichen und steuerlichen Fragen eine zentrale Rolle ein. Wichtig ist daher, dass dieser – unabhängig von seiner persönlichen Qualifikation – ein gutes Gefühl dafür hat, in welchen Situationen sich rechtliche oder steuerliche Problemstellungen ergeben könnten und wann externer Rat hinzugezogen werden sollte.
So sollte beispielsweise im Fall eines längeren Auslandsaufenthalts oder des Wegzugs eines Familienmitglieds bedacht werden, dass dies im Fall von Beteiligungen, zum Beispiel am Familienunternehmen nach einer vorweggenommenen Erbfolge, von steuerlicher Relevanz sein kann, gegebenenfalls sogar eine Wegzugsbesteuerung auslöst. Steht bei einem Familienmitglied eine Eheschließung an, sollte der Beratungsbedarf über Ehe- und Erbverträge abgefragt und gegebenenfalls ein geeigneter Berater kontaktiert werden.
Die Bedeutung des Netzwerks
Im Regelfall wird eng mit einem Netzwerk externer Spezialisten für das jeweilige rechtliche oder steuerliche Themengebiet zusammengearbeitet. Gerade mit Blick auf die Vielzahl der sich in einem Family Office stellenden rechtlichen und steuerlichen Fragen und ihrer erheblichen Komplexität ist dies in aller Regel unverzichtbar, zumal viele Themen einem ständigen Wandel unterliegen.
Gegenüber der internen Bearbeitung bietet die Zusammenarbeit mit externen Spezialisten verschiedene weitere Vorteile. So haben externe Berater meist einen erheblich höheren Spezialisierungsgrad, als dies intern im Family Office darstellbar wäre. Ferner arbeiten sie mit zahlreichen Familien zusammen, so dass sie Erfahrungen aus vielen unterschiedlichen Projekten einbringen können. Hieraus ergibt sich die Chance, von den in anderen Fällen gewonnenen Erkenntnissen zu profitieren und von anderen am Markt gängigen Gestaltungen zu erfahren.
Hinzu kommt die Tatsache, dass externe Berater ihrerseits über eigene Netzwerke verfügen, national und international. Aufgrund der heute selbstverständlichen Mobilität der Familienmitglieder und der Unterhaltung internationaler Beteiligungsstrukturen hat gerade diese internationale Komponente erhebliche Bedeutung gewonnen.
Die intern im Family Office ausgeübte Tätigkeit kann sich in steuerlicher Hinsicht dann zum Beispiel auf die Sammlung von Belegen für die jährliche Einkommensteuererklärung der Familienmitglieder und deren Übermittlung an den beauftragten Steuerberater beschränken. Im Übrigen beschränkt sich die interne Tätigkeit auf die Auswahl und Koordination der externen Berater und die Gewährleistung eines umfassenden, effektiven Informationsaustauschs mit diesen, die Auswertung der extern erstellten rechtlichen/steuerlichen Stellungnahmen und den Bericht hierüber an die Familie. Diese kann sich darauf beschränken, auf der Grundlage der vom Family Office aufbereiteten Entscheidungsvorlagen die maßgeblichen Grundsatzentscheidungen zu treffen.
Vielzahl rechtlicher und steuerlicher Themen
Die Bandbreite rechtlicher und steuerlicher Fragen und Aufgaben eines Family Offices ist enorm. Sie können die Vermögens- und Investitionssphäre der Familie beziehungsweise der von ihr gehaltenen Gesellschaften betreffen oder auch die private Lebensführung der Familienmitglieder.
Zu den typischen vom Family Office zu erledigenden rechtlichen Aufgaben gehören insbesondere das allgemeine Vertragsmanagement, die Verwaltung von Testamenten, Ehe- und Erbverträgen, (Vorsorge-)Vollmachten und Patientenverfügungen, die Prüfung von Beteiligungsverträgen sowie die Begleitung von Nachfolge- oder Investitionsprojekten.
In ertragsteuerlicher Hinsicht kümmert sich das Family Office regelmäßig um die laufenden steuerlichen Deklarationspflichten der Familienmitglieder und der von der Familie gehaltenen Gesellschaften. Darunter fällt die Sammlung aller für die Steuererklärung relevanten Unterlagen, interne oder externe Erstellung der Erklärungen.
Bei Neuinvestitionen gilt es zu klären, welches von mehreren in Frage kommenden Holding-Vehikeln der Familie wie eine gewerblich geprägte oder vermögensverwaltende GmbH & Co. KG oder eine GmbH in steuerlicher Hinsicht geeignet für die betreffende Asset-Klasse ist. Diese Frage kann sich auch im Fall steuerlicher Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt stellen, aktuell zum Beispiel im Zusammenhang mit der zum 1. Januar 2018 anstehenden Investmentsteuerreform.
Ein weiteres regelmäßig relevantes Thema betrifft die möglichst effiziente Nutzung steuerlicher Verluste beziehungsweise Verlustvorträge. In Bezug auf die Vermögensnachfolge empfiehlt es sich, durch das Family Office kontinuierlich Übersichten über erfolgte Vermögensübertragungen zwischen den Familienmitgliedern führen zu lassen. Dies erlaubt eine effiziente Nutzung der alle zehn Jahre erneut frei werdenden erbschaft- beziehungsweise schenkungsteuerlichen Freibeträge.