Für viele Investoren sind sie nach wie vor ein notwendiges Übel, teilweise sogar unliebsamer bürokratischer Aufwand: Datenschutz und Datensicherheit. Dabei handelt es sich bei Verstößen gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nicht um eine Lappalie und die Geduld der Datenschützer scheint mittlerweile am Ende zu sein. Das zeigt eine in diesem Jahr veröffentlichte Analyse der Rechtsanwaltskanzlei DLA Piper: EU-weit haben sich die Geldstrafen wegen DSGVO-Verstößen von Januar 2021 bis Januar 2022 mit 1,1 Milliarden Euro fast versiebenfacht. Was gerade in der Immobilienbranche ein laxer Umgang mit Daten für Folgen haben kann, hat jüngst eine zweistellige Millionenstrafe für ein europäisches Wohnungsunternehmen gezeigt.
Sensible Informationen in Excel-Tabellen ohne Passwortschutz
Doch nicht nur große Konzerne unterschätzen die Risiken, die durch unzureichende Datensicherheit entstehen – auch private Investoren und Family Offices agieren häufig mit einer gewissen Sorglosigkeit. Dabei kann ein Verstoß gegen die DSGVO teuer werden: Bußgelder in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes sind möglich.
Eine der größten Anlageklassen ist besonders betroffen: Immobilien. Der Liebling der Investoren ist besonders für Datendiebstahl anfällig – durch ihre Mietverhältnisse stehen sie in Verbindung mit zahlreichen personenbezogenen Informationen, die als besonders schützenswert gelten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Familienstand und -angehörige, aber auch Kontodaten. Häufig genug werden diese sensiblen Informationen in Excel-Tabellen ohne Passwortschutz gesammelt und auf Festplatten oder ungesicherten Servern abgelegt. Das ist eine lohnende Goldgrube für Kriminelle, die auf jede Gelegenheit lauern, solche Datensätze abzugreifen.
Auch Transaktionen sind ein potenzielles Einfallstor
Zusätzlich zu den verwalteten Bestandsdaten kann auch die Übertragung von Daten im Rahmen einer Transaktion ein Einfallstor für Datendiebe sein. Egal ob beim Erwerb einer Unternehmensbeteiligung oder beim Kauf eines Immobilienportfolios – im Rahmen der Risikoprüfung werden höchst vertrauliche Daten zur wirtschaftlichen Situation, zu Strategien oder patentierten Technologien ausgetauscht. Oft werden Daten dabei ohne Zugriffsbeschränkung über einfache online Übertragungsportale versendet. Alte Daten werden nicht gemonitort und gelöscht. Die Folge sind unbeaufsichtigte – und darüber hinaus illegale – Datenfriedhöfe. Die sind ein attraktives Ziel für Kriminelle, die sich gern das schwächste Glied in der Übertragungskette heraussuchen – häufig private Investoren und kleinere Gesellschaften.
Wettbewerbsvorteil durch professionellen Datenschutz
Oft liegt das grundsätzliche Problem nicht allein in fehlenden technischen Lösungen. Denn an Angeboten sicherer Software sowohl zur Verwaltung eines Portfolios als auch zur Übertragung von Informationen mangelt es nicht. Vielmehr fehlt bei vielen Investoren das breite Problembewusstsein und der Wille, etwas für einen guten Datenschutz zu tun. Denn das bedeutet auf den ersten Blick zusätzliche Kosten.
Auf den zweiten Blick wird aber deutlich, dass sich Investitionen in Datensicherheit langfristig nicht nur finanziell auszahlen, sondern auch hinsichtlich der Reputation: Akteure, die pfleglich und verantwortungsvoll mit Informationen umgehen, profitieren von ihrem guten Ruf. Wer frühzeitig ein professionelles Datenschutzmanagement implementiert, kann sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschaffen. Insbesondere in der Immobilienbranche, in der viele Transaktionen und Investments durch einen vertrauensvollen, persönlichen Kontakt zustande kommen.
Wann sich ein externer Datenschutzbeauftragter empfiehlt
Neben der Professionalisierung der digitalen Infrastruktur – vor allem dem Aufsetzen von nachvollziehbaren, digitalen und smarten Prozessen beim internen Umgang mit Informationen – ist es wichtig, Mitarbeiter für die Relevanz des Themas zu sensibilisieren. Mithilfe externer Expertise ist das auch für kleinere Unternehmen und Gesellschaften leichter möglich, als es zunächst scheint. Dabei kann nicht nur die digitale Infrastruktur ohne Probleme eingekauft werden, auch ein externer Datenschutzbeauftragter kann als Berater herangezogen werden.
Als goldene Regel lässt sich festhalten: Sobald sich zehn oder mehr Mitarbeiter mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten befassen, empfiehlt sich ein professioneller Datenschutzbeauftragter. Wichtig wird ein dieser auch dann, wenn besonders sensible Daten wie Bankdaten verarbeitet werden.
Beim Thema Datensicherheit gilt es, im Detail anzufangen, um gute Ergebnisse zu erzielen. Denn die Gefahren für die Datensicherheit lauern oft im Alltag, zum Beispiel bei der externen Nutzung kleiner USB-Sticks, die verloren gehen, oder von Laptops in ungesicherten W-Lan-Netzen. Das A und O liegt in der fortlaufenden Schulung und Sensibilisierung der eigenen Belegschaft.
Insgesamt sollten nicht nur große Konzerne, sondern auch private Investoren und Family Offices dem Thema Datensicherheit mehr Aufmerksamkeit schenken und sich frühzeitig mit einer professionellen, digitalen Infrastruktur gegen Datendiebstahl und Wirtschaftsspionage absichern. Andernfalls drohen nicht nur empfindliche Geldstrafen, sondern – vielleicht noch schlimmer – ein nachhaltiger Vertrauensverlust.
Über den Autor:
Sebastian Renn ist Vice President Sales der Dach-Region bei Drooms. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Frankfurt und Zug ist einer der führenden Datenraumanbieter in Europa mit Fokus auf die Immobilienbranche.