Gesellschaften sind verpflichtet, ihren wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln und an das Transparenzregister zu melden. Dieses Register ist seit dem 1. Januar 2020 für jedermann ohne weiteres öffentlich einsehbar. Wirtschaftlich Berechtigter einer Gesellschaft ist nach dem maßgebenden Geldwäschegesetz (GWG) grundsätzlich die Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die Gesellschaft steht. Das sind in der Regel die Personen, die mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile oder Stimmrechte halten.
Bei Familienunternehmen trifft es naturgemäß besonders häufig zu, dass ein oder mehrere Gesellschafter in dieser Größenordnung beteiligt sind. Ist eine natürliche Person dabei über mehrere Zwischengesellschaften an einer Gesellschaft beteiligt, kommt es darauf an, dass die natürliche Person die Mehrheit der Kapitalanteile an den Zwischengesellschaften hält oder diese kontrolliert, zum Beispiel mittels Stimmrechtsmehrheit, Beherrschungsvertrag oder eines Rechts zur Bestellung der Mehrheit der Mitglieder des Leitungsorgans.
Unter dem Aspekt der Kontrolle sind in diesem Zusammenhang insbesondere die bei Familienunternehmen häufig anzutreffenden Treuhandkonstellationen und Konsortialvereinbarungen beziehungsweise Poolverträge offenzulegen – sofern hinter solchen Gestaltungen wirtschaftlich Berechtigte stehen. Da innerhalb von Gruppenstrukturen jede Gesellschaft ihren wirtschaftlich Berechtigten melden muss, ist in komplexen Strukturen der administrative Aufwand mitunter beträchtlich.
Verstöße gegen die Pflicht zur Meldung des wirtschaftlich Berechtigten können beträchtliche Bußgelder von bis zu 150.000 Euro je Verstoß zur Folge haben. Besonders schwerwiegende, wiederholte oder systematische Verstöße können sogar Geldbußen von bis zu einer Million Euro oder des Zweifachen des aus dem Verstoß gezogenen wirtschaftlichen Vorteils nach sich ziehen.
Und die möglichen Anknüpfungspunkte für ein Fehlverhalten sind vielfältig: Denn ordnungswidrig handelt, wer die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten (i) nicht einholt, (ii) nicht, nicht richtig oder nicht vollständig aufbewahrt, (iii) nicht auf aktuellem Stand hält oder (iv) nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig der registerführenden Stelle mitteilt. Dass der Bußgeldrahmen nur in Ausnahmefällen ausgeschöpft wird, beruhigt nur auf den ersten Blick. Jedenfalls in Gruppenstrukturen mit einer Vielzahl von Gesellschaften kann rasch eine beträchtliche Bußgeldhöhe zusammenkommen.
Neben den Transparenzregisterpflichten sieht das Geldwäschegesetz bestimmte Kundensorgfaltspflichten (auch Know-Your-Customer- oder KYC-Pflichten genannt) vor. Hierbei handelt es sich um Identifizierungspflichten bestimmter verpflichteter Stellen wie beispielsweise Banken, Versicherungen, Rechtsanwälte und Notare. Diese Verpflichteten haben im Rahmen bestimmter Geschäftsbeziehungen, insbesondere bei deren Begründung, den Vertragspartner und bei Gesellschaften deren wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln und zu identifizieren. Diese Verpflichtungen haben auch für Familienunternehmen durchaus erhebliche Bedeutung, mindestens mittelbar, was im Zusammenhang mit den sogenannten Unstimmigkeitsmeldungen nachfolgend noch erläutert wird.