Aber selbst wenn alle Gesellschafter nicht infiziert sind, stellt sich in Zeiten des Social Distancing die Frage, wie sich wichtige Gesellschafterbeschlüsse fassen lassen, ohne dass die Gesellschafter persönlich zusammenkommen müssen. Die meisten Gesellschafterverträge sehen als Grundsatz vor, dass Beschlüsse in Gesellschafterversammlungen zu fassen sind. Es ist aber zu beachten, dass dies nicht die einzige Möglichkeit ist. Denkbar ist es nämlich, Gesellschafterbeschlüsse auch zum Beispiel in einem schriftlichen Umlaufverfahren zu fassen, sofern sich alle Gesellschafter an der Beschlussfassung beteiligen.
Da dies nicht immer der Fall ist, hat der Gesetzgeber in der Zwischenzeit reagiert und unter anderem für GmbHs vorgesehen, dass Gesellschafterbeschlüsse auch dann schriftlich oder in Textform gefasst werden können, wenn sich nicht alle Gesellschafter mit diesem Verfahren einverstanden erklären. Möchten die Gesellschafter mehr Flexibilität haben, können sie auch vorsehen, dass Gesellschafterbeschlüsse auch in Telefon- oder Videokonferenzen gefasst werden können. Denkbar ist auch eine Beschlussfassung per Stimmrechtsvollmacht. Ob und wie dies unter dem bestehenden Gesellschaftsvertrag möglich ist, muss geprüft werden.
Viele Firmenkunden sind aber nicht nur Alleingesellschafter, sondern auch Alleingeschäftsführer, die sich persönlich entscheidend um Lieferanten- und Kundenbeziehungen kümmern. In solchen Fällen besteht eine besondere Gefahr, dass mit dem Wegfall dieser Schlüsselfigur das Unternehmen sowohl auf der operativen Ebene als auch auf der Gesellschafterebene kurzfristig und unerwartet handlungsunfähig wird. Es bietet sich an, für diesen Fall Vorsorge zu treffen, etwa Handlungsbevollmächtigte/Prokuristen/weitere Geschäftsführer zu bestellen, ausgewählten Mitarbeitern Kontovollmachten einzuräumen und mehr.
Zugang zu wichtigen Informationen
Vor einigen Monaten ging eine Nachricht um die Welt, dass ein Inhaber eines größeren Wallets mit Kryptowährungen sein Passwort mit ins Grab genommen hat. Es muss zwar nicht so dramatisch kommen, doch dieses Beispiel bringt die Problematik auf den Punkt. Sofern wichtige Informationen nur bei einer Person liegen, besteht eine potenziell gefährliche Abhängigkeit, dass diese Informationen verloren gehen oder zumindest nur aufwändig wiederhergestellt werden können.
Abgesehen von der rechtlichen Vorsorge sollte man deshalb sicherstellen, nicht alle wichtigen Informationen in einer Hand zu bündeln. Stattdessen sollte man elektronische Zugänge, Kenntnis von Vermögenswerten, Passwörter, Kontaktdaten, Zugang zu wichtigen Dokumenten, Rezepturen, Know-how und vieles Weitere auf mehrere Personen verteilen oder an einem Ort ablegen, zu dem mehrere Personen Zugang haben. Ein Bankschließfach oder ein Tresor wäre dafür nur bedingt geeignet, sofern der Zugang im Notfall nur schwer möglich ist.